Medlemslistor vid lönerevision
Vision har gjort en översyn av rutinerna för medlemslistor inför årets lönerevision, utifrån dataskyddsförordningen (GDPR). Det finns två olika förslag som arbetsgivarna kan välja mellan.
I alternativ 1 bifogar Vision en behandlingsinstruktion som arbetsgivaren ska underteckna och mejla tillbaka till oss.
I alternativ 2 skickar vi en fil med personuppgifter till arbetsgivaren. Då måste arbetsgivaren underteckna ett dataöverföringsavtal som bifogas. Arbetsgivaren ska skriva in uppgifter om avtalspart, underteckna och skicka två original till oss. Därefter returnerar vi ett exemplar.
Alternativ 1: Skicka lista med anställda
Arbetsgivaren kan skicka en Excel-fil med anställda till medlem@vision.se.
Vi tar då ut en lista på vilka anställda som är våra medlemmar. På så sätt säkrar vi upp att ingen medlem missas, även om den är registrerad på fel arbetsgivare hos oss.
Filen ska vara i Excel-format med ändelsen .xlsx eller .xls eller i textformat med ändelsen .txt och innehålla personnummer med 12 tecken. Vårt ärendehanteringssystem kan inte hantera vissa filtyper; exempelvis .PSF fungerar inte. Om arbetsgivaren har önskemål på annat format än Excel med personnummer med 12 tecken måste de specificera det i mejlet.
Alternativ 2: Få en medlemslista
Vi kan skicka en lista på alla anställda som är registrerade hos arbetsgivaren. Observera att den listan inte är tillförlitlig. Det kan finnas medlemmar på listan som inte arbetar kvar, och medlemmar som har börjat arbeta där men är registrerade hos en annan arbetsgivare och inte har meddelat jobbytet. Vi skickar medlemsfilen krypterad och skickar ett lösenord i ett separat mejl.
Medlemsfilen ska raderas efteråt
Observera att medlemsfilen bara får användas till löneöversyn och beräkning av facklig tid. Därefter ska arbetsgivaren radera medlemsfilen.
Särskilda regleringar inom kommuner och regioner
För arbetsgivare inom Sveriges kommuner och regioner (SKR) finns ett gällande kollektivavtal som reglerar utlämning av medlemsuppgifter mellan Vision och arbetsgivaren. I det fallet behöver arbetsgivaren bara välja något av alternativen ovan.